La congestion no es nada nuevo para el Servicio de Impuestos Internos. Los problemas del IRS con el procesamiento del correo, el procesamiento de devoluciones y la emisión de reembolsos han sido bien publicitados. Sin embargo, uno de los cuellos de botella más comunes del IRS es uno que muchos contribuyentes, incluidos muchos miembros del Congreso, desconocen. Los avisos del IRS sobre ajustes de devolución, saldos adeudados, retrasos en el procesamiento de reembolsos y una serie de otros problemas continuaron enviándose automáticamente durante la pandemia de Covid-19 y continúan emitiéndose después de lo que la mayoría de los profesionales de impuestos están de acuerdo en que fue la peor temporada de presentación de impuestos sobre la renta. (incluso peor que la temporada de presentación 2020). Los contribuyentes que opten por pagar a un profesional para que les ayude con un aviso del IRS deben proporcionar la autorización adecuada, por lo general utilizando el Formulario 2848, Poder notarial o el Formulario 8821, Autorización de información fiscal.a través de envío en línea. Una vez que se ha otorgado la aprobación de la CAF, el profesional tributario puede representar al contribuyente, pero obtener la aprobación de la CAF se ha convertido en un proceso cada vez más complicado.
El Manual de Rentas Internas (o IRM) especifica que los “recibos” [de solicitudes de autorización] se procesan dentro de los cinco días hábiles. Sin embargo, en los últimos años, los tiempos de procesamiento de tres a seis semanas o incluso más se han vuelto cada vez más comunes. En enero, los profesionales de impuestos recibieron la posibilidad de enviar autorizaciones en línea. La presentación en línea fue recibida con entusiasmo porque también permitía el uso de firmas electrónicas (en lugar de firmas “húmedas”). La presentación en línea definitivamente hizo que el proceso de obtener la firma de un cliente y enviar el formulario de autorización a la unidad de CAF fuera mucho más simple, pero debido a que las presentaciones en línea se procesan en orden junto con las presentaciones por correo o fax, cargar los formularios de autorización no ha sido una opción conveniente para los contribuyentes. necesita ayuda inmediata. Por lo general, los profesionales que representan a los contribuyentes con plazos cortos llaman a la Línea de prioridad para profesionales (PPL) y envían por fax el formulario al representante que responde.
Las unidades CAF del IRS en Memphis y Ogden se cerraron por completo en marzo de 2020 en respuesta a la pandemia (al igual que una tercera unidad que atiende a los contribuyentes ubicados fuera de los EE. UU.). En consecuencia, el procesamiento de autorizaciones (que ya era lento) se detuvo y luego se invirtió. Aunque las tres unidades de CAF reabrieron en julio de 2020, y aunque el IRS ha agregado personal adicional para ayudar a despejar el atraso, las unidades de CAF todavía están demorando varias semanas en procesar las presentaciones enviadas por correo o fax. Si bien ha habido informes anecdóticos de formularios cargados que se procesan en dos semanas (a diferencia de las seis o más que a veces se requieren para una autorización enviada por correo o fax), el IRS continúa afirmando que las unidades de CAF procesan todos los envíos por correo, fax, y formularios cargados por orden de llegada. John Sheeley,
Las mejoras adicionales al proceso tradicional de autorización de CAF que han sido recomendadas por muchos profesionales incluyen notificar al profesional a través de su cuenta de e-Services cuando un formulario de autorización ha sido aceptado para su procesamiento (similar al reconocimiento recibido para declaraciones de impuestos presentadas electrónicamente y que incluye la fecha de acuse de recibo y número de identificación del contribuyente) y nuevamente cuando se haya tramitado la autorización. Estas dos notificaciones adicionales permitirían a los profesionales tributarios determinar rápidamente si su solicitud de autorización llegó a la unidad de CAF y si fue aprobada. Actualmente, los profesionales deben iniciar sesión en sus cuentas de servicios electrónicos y verificar manualmente si se ha procesado un formulario de autorización (nuevamente, sin forma de saber si se recibió).
Los profesionales tributarios también desearían recibir una notificación si el formulario de solicitud de autorización es rechazado y por qué, para que se puedan corregir los errores. Actualmente, los formularios enviados por correo, fax o carga van a un agujero negro que requiere que los profesionales continúen verificando si el formulario ha sido aceptado. Nunca está claro si una demora prolongada es una demora real en el procesamiento, si el formulario se perdió o si fue rechazado. Esto es ineficaz tanto para los médicos como para el IRS. Los profesionales que no pueden esperar a que se acepten las autorizaciones a menudo se ven obligados a llamar a un PPL que ya está sobrecargado solo para que les digan que el formulario fue rechazado y tendrá que ser corregido y reenviado.
El 18 de julio de 2021, el IRS abrió un portal para profesionales que se supone que facilita la presentación y obtención de autorizaciones. El nuevo sistema de presentación y aprobación promete mejorar en gran medida la eficiencia para los profesionales cuyos clientes tienen o pueden obtener una cuenta en línea del IRS . Los profesionales de impuestos pueden iniciar sesión en una cuenta especial de Tax Pro para enviar solicitudes de autorización para sus clientes, quienes luego pueden aprobar la solicitud.
En general, las solicitudes se registran en tiempo real en la base de datos de CAF. Se alerta al médico sobre muchos problemas ( p. Ej.,una discrepancia de número CAF) antes de que se envíe la autorización. Una vez que la solicitud ha sido aprobada por el cliente, la aprobación de la autorización debe mostrarse en la cuenta de Tax Pro del médico dentro de dos días hábiles. Marc Dombrowski, Agente Registrado Propietario de Tax Help Associates, una firma de Buffalo, Nueva York, que se especializa en resolver problemas tributarios, registró sus dos primeras presentaciones en tiempo real y la tercera en aproximadamente 30 horas. Esa es una gran mejora durante las varias semanas que se habían convertido en la norma desde al menos 2020.
Por supuesto, hay algo de letra pequeña. Las autorizaciones solicitadas mediante el nuevo portal tienen un alcance limitado (en particular, solo se pueden utilizar para cuentas individuales, no para empresas, y solo pueden autorizar el acceso hasta el año fiscal 2000). Además, si bien se notifica al médico que una solicitud en línea no ha sido aprobada, la solicitud no aprobada no se identifica de ninguna manera (por ejemplo, utilizando el nombre del contribuyente o el TIN). Si bien esta puede ser una precaución de seguridad necesaria, plantea problemas para los especialistas en resolución de impuestos que a menudo envían múltiples solicitudes de autorización cada día.
El procesamiento de la acumulación de autorizaciones anterior puede ser aún más importante con el nuevo portal ahora en línea. El IRS siempre ha insistido en que los profesionales no presenten varias copias de las mismas autorizaciones, ya que retrasaría el procesamiento de la CAF. Los profesionales de impuestos tienden a ser un grupo metódico y, por lo general, la mayoría verificará para determinar si se ha otorgado una autorización de cliente antes de intentar cargar una autorización utilizando el nuevo portal. Sería extremadamente útil (y ayudaría a evitar envíos duplicados) si la información proporcionada a los profesionales refleja información CAF actualizada.
Dombrowski afirma que cuando se trata del proceso CAF, "su simplicidad es su perfección". Los nuevos envíos siempre sobrescribirán de manera confiable los envíos anteriores. Eso significa que las solicitudes de autorización de alcance limitado enviadas en línea utilizando las nuevas cuentas de Tax Pro reemplazarán cualquier autorización de alcance completo (2848 o 8821) que el IRS tenga actualmente archivada, por lo que los profesionales deben tener en cuenta al usar el portal para solicitudes de clientes existentes. Por supuesto, los nuevos envíos que sobrescriben los envíos anteriores también significa que las autorizaciones de alcance completo enviadas por correo, fax o carga sobrescribirán las autorizaciones de alcance limitado si las autorizaciones de alcance completo se procesan después de una autorización enviada mediante el portal. Morris Armstrong, un agente inscrito que posee una práctica fiscal independiente en Cheshire, Connecticut,
Finalmente, la aprobación por parte del cliente de una solicitud de autorización en línea también debe proporcionarse el mismo día en que el médico realiza la solicitud y, dependiendo del cliente, eso no siempre es posible. A decir verdad, muchos profesionales pueden resolver los problemas de sus clientes si el cliente tiene una cuenta en línea del IRS y está dispuesto a solicitar las transcripciones necesarias y proporcionárselas a su médico. No obstante, si bien una revisión de la transcripción puede resolver algunos problemas, a menudo se requiere una mayor intervención por parte del profesional de impuestos. Aún así, cualquier cosa que acelere la aprobación de la CAF y proporcione opciones más simples para obtener las transcripciones de los contribuyentes tiene el potencial de reducir en gran medida el tráfico telefónico del IRS. Y todo lo que reduzca el tráfico telefónico del IRS será recibido con entusiasmo por los contribuyentes, los profesionales de impuestos y el IRS.